Hoe een goed evenement organiseren – gebeurtenis?

Bij het organiseren van een evenement voor zakenpartners, werknemers of journalisten willen we dat gasten zich niet alleen op hun gemak voelen, maar ook dat ze zich op een unieke manier herinneren. Waarop  moet je letten om dit effect te bereiken? Experts van het bedrijf Konferental, die al meer dan 1000 evenementen voor hun klanten hebben georganiseerd, hebben geprobeerd gebeurtenis een lijst te maken die kan helpen.

1. Het doel is middelen te dicteren,

Dat wil zeggen: pas het scenario, de attracties en de multimedia-instelling aan de cultuur van uw bedrijf, de specificiteit van de doelgroep en de doelen die u wilt bereiken dankzij de organisatie van het evenement.

Het merk van uw bedrijf heeft een uniek karakter en de juiste setting van het evenement kan dit extra benadrukken en versterken in de hoofden van de gasten. Uitgaande van de selectie van de plaats, via de multimediale instelling (bijv. Verlichting met gebruik van bedrijfskleuren, presentaties met het bedrijfslogo of advertenties op de schermen tijdens het evenement), tot het scenario van het evenement; bij het bepalen van deze elementen, zou er geen ruimte voor toeval zijn. Zowel in het scenario van het officiële gedeelte als in het entertainmentgedeelte moet rekening worden gehouden met de potentiële voorkeuren en verwachtingen van de groep van onze gasten, zodat ze de kans krijgen om met belangstelling of zelfs met bewondering te worden ontvangen, en niet … met afkeer. We moeten niet vergeten dat bij het kiezen van attracties voor het script, we associaties opbouwen in de gedachten van onze gasten tussen het karakter van dit spel en het imago van ons bedrijf. Bij het plannen van een agenda, maar ook bij het regelen van interieurs waarin het evenement plaatsvindt, moet u nadenken over wat de belangrijkste doelen van het evenement zijn: aantrekkelijke presentatie van de producten of services van ons bedrijf, gasten voorzien van inhoudelijke kennis en onze medewerkers promoten als competente experts, informatie uitwisselen gebeurtenis over de branche, gasten van goed amusement voorzien of nauwere relaties aangaan met partners of werknemers? Er zijn meestal een paar van deze doelen, en het scenario houdt niet altijd rekening met de ruimte en de omgeving voor degenen die echt het belangrijkste voor ons zijn. Het is de moeite waard om jezelf af te vragen vragen als:

– Is het programma intens en overladen met attracties, of moet het meer tijd en ruimte laten voor rustige discussies in de lobby?

– Willen we dat onze gasten een grondige kennis hebben van de technische nuances die verband houden met onze sector, of proberen we hen te imponeren met de juiste belichting en benadrukking van producten? Willen we dat de deelnemers passieve kijkers zijn of hen in staat stellen om actief deel te nemen en te communiceren; bijvoorbeeld in de vorm van competities met betrekking tot kennis die wordt geboden in presentaties van sprekers, of om het testen van producten in een aantrekkelijke vorm mogelijk te maken?

– Zal het inhoudelijke deel het klus van het programma zijn, of concentreren we ons erop de gasten unieke ervaringen en goede ervaringen te bieden, hen aan te moedigen plezier te hebben?

Deze voorbeeldlijst behandelt het onderwerp natuurlijk niet, en de reeks vragen zal variëren afhankelijk van de kenmerken van de industrie, het bedrijf en de gast. Zeker, het creëren van zelfs basale tactische veronderstellingen zal ons helpen de situatie te vermijden waarin we een “leuke gebeurtenis” organiseren (meestal een aanzienlijke kostenpost), wat ons echter niet doet beseffen wat het belangrijkst voor ons is. Doelen, vorm en inhoud moeten een samenhangend geheel vormen.

2. Sla niet op kwaliteit gebeurtenis,

dwz: gebruik beproefde onderaannemers en focus op hoogwaardige mensen en multimedia-apparatuur.

Sprekers die interessante onderwerpen op een aantrekkelijke manier zullen presenteren. De omroeper die het bedrijf zal vermaken in plaats van saai of walgelijk. Een artistiek programma dat niet als een cliché zal worden beoordeeld. Betrouwbare hoogwaardige apparatuur en efficiënte technici. Dit is een absoluut minimum bij het organiseren en bedienen.

Schermstoring of transmissiestroom? Gebroken gebeurtenis laptop of microfoon? Communicatiestoornissen tijdens audiotransmissie? Vertaling van slechte kwaliteit wanneer een buitenlandse gast naar u toe kwam? Dergelijke situaties zouden niet mogen gebeuren. We kunnen de kans op voorkomen verminderen als we werken met betrouwbare, ervaren partners en onderaannemers.

Elke organisator van het evenement weet hoeveel moeite, stress en waakzaamheid het kost om alle elementen van het evenement te coördineren. De kwaliteit en de solide benadering van het werk in deze situatie kan niet worden overschat. Het is niet de moeite waard om op dit gebied te sparen.

3. De duivel zit in de details,

dwz: volg nieuwe trends en probeer uw gasten te verrassen met iets origineels.

Soms is een kleine verandering genoeg om een ​​groot verschil te maken. Eens was de standaard dat gasten nogal passieve ontvangers zijn (inhoudelijke inhoud of attracties), tegenwoordig zorgt de organisator van het evenement steeds vaker voor hun betrokkenheid en activering. Als we producten presenteren, doe het dan niet alleen in de vorm van foto’s op dia’s of film. Laat de gasten ze bovendien live zien, in een goed belichte en aantrekkelijk verlichte vorm, en nog beter, als we ze in staat stellen om getest te worden.